El pago de nómina de una empresa y su gestión es algo que se debe hacer periódicamente, generalmente de forma mensual. Esto hace que se deban dedicar horas de esfuerzo regularmente para calcular los pagos, verificarlos y ejecutarlos.

Sin embargo, en la actualidad son muchas las tecnologías que han surgido, muchas de ellas orientadas a la gestión empresarial. Podemos encontrar aplicaciones para facilitar la gestión de inventarios o tener mayor control en la gestión de un proyecto y muchas opciones más. Entre esas opciones, encontramos herramientas para la gestión de nóminas, de modo que se pueda dedicar menos tiempo a estas tareas y lograr conseguirlas con mayor eficiencia. Por ello, veremos en esta ocasión la gestión digital de las nóminas y cómo calcularlas.

¿Qué es la gestión de nómina?

La gestión de nómina es uno de los procesos administrativos que deben hacer las empresas. Este consiste en administrar los salarios de las personas que trabajan en la empresa, en donde no solo se incluye la transferencia del dinero correspondiente al trabajo realizado, también los aportes a la Seguridad Social y el cumplimiento de las obligaciones fiscales del país.

Por tanto, el proceso de gestión de nómina comprende varios aspectos, tales como el cálculo del descuento por faltas en el trabajo, abono de horas extras trabajadas, deducción de impuestos o el abono al seguro social correspondiente al ingreso del trabajador. El producto de todo el esfuerzo para realizar ese cálculo se materializa en la orden de pago y el envío del dinero al trabajador.

Además, la elaboración de estos cálculos le permite a la empresas generar información que pueda ser útil para la gerencia de la empresa, por ejemplo, el gasto en salarios de la empresa, cuánto gastan en salarios por departamento, hacer comparaciones de la productividad y mucho más. Por tanto, la gestión de nómina es un proceso vital para el desempeño de la empresa, pero también es requerido legalmente, como parte de lo exigido a las compañías.

Programas para la gestión de nómina

Dada la relevancia que tiene la gestión de nómina y lo demandante en tiempo que puede llegar a ser elaborar el proceso, han surgido alternativas digitales para facilitarlo. Estos son programas diseñados para la gestión empresarial y que cuentan con herramientas para Recursos Humanos, logrando la digitalización de la nómina. Un ejemplo de estos lo encontramos en los programas ERP (Enterprise Resource Planning), que son una gran ayuda para la gestión de los recursos de la empresa, tanto los inventarios, pasivos, personal y mucho más.

Una de las funcionalidades que podemos encontrar entre estos programas es la gestión de nómina. Holded es uno de los programas ERP para empresas, orientados para PYMES, que ofrece la elaboración de las nóminas, el seguimiento de las mismas según su estado, consultar la estructura de la nómina según salario base, bonificaciones, contribuciones y demás. Con esto se logra un ahorro en gastos administrativos, así como una mejor organización de la empresa. En estos programas también se puede dar seguimiento a las ausencias y cargar el documento que justifique la falta, administración de las vacaciones de cada integrante del personal, almacenar información de contratos, horas trabajadas y mucho más.

La importancia de elegir el mejor programa ERP pasará por considerar los principales problemas que la empresa desea atacar, siendo la eficiencia en procesos recurrentes (como lo es la nómina), uno de ellos.

¿Cómo calcular la nómina de forma digital con un programa ERP?

El cálculo de una nómina depende del país en el que se encuentre la empresa por la diferencia en las tasas de impuestos, sin embargo, en líneas generales se hace de una manera similar.

Para calcular la nómina hay varias variables que se deben tomar en cuenta, entre ellas tenemos:

• Las horas trabajadas: En caso de que los trabajadores estén contratados por horas y no por un sueldo fijo. Con el programa se hará el cálculo de la remuneración correspondiente según la cantidad de horas trabajadas.
• Calcular el aporte al Seguro Social: El programa se encarga de calcular el aporte correspondiente al seguro social según los ingresos generados por el empleado.
• Descontar monto por faltas: El programa resta el monto correspondiente a los días que no fueron trabajados por la persona.
• Cálculo de bonificaciones: Se puede automatizar su incorporación al pago, bien sea un bono fijo o variables según objetivos conseguidos por el trabajador.

Estos son algunos de los aspectos más importantes que se deben considerar al calcular la nómina, es importante notar que también pueden variar según el esquema que elija la empresa para remunerar a los trabajadores. 

Ventajas de tener una nómina digital con un programa ERP

Ahora que sabemos lo que es una nómina digital y los programas que pueden ayudar a gestionarla, veamos cuáles son las principales ventajas de tener una nómina digital:

Mayor eficiencia en la administración

Una de las principales preocupaciones para una empresa es la eficiencia, ya que esto la ayuda a mantener competitiva, lograr costos más bajos y favoreciendo el margen de ganancia. Usar un sistema para nómina digital ayuda a conseguir una mejor eficiencia en la empresa. Pero, ¿cómo lo hace?

La digitalización de la nómina ayuda a dedicar menos tiempo a un proceso repetitivo, logrando hacerlo en menos tiempo y dedicando menos horas del personal para hacer estas tareas. Además, logra reducir la probabilidad de errores y tener una mayor capacidad de seguimiento y análisis de la información. Con esto, la empresa es capaz de agilizar la toma de decisiones y mejorar el análisis del negocio, a la vez que a los trabajadores se les facilita el proceso de notificación de vacaciones y faltas.

Fácil acceso a la información

El acceso a la información es algo de vital importancia para las empresas y contar con información de nómina en forma digital facilitará el proceso. De este modo, contar con un programa ERP para la gestión de nómina permite que los responsables de recursos humanos o directivos de la empresa puedan consultar esta información de manera sencilla y rápida.

Por ejemplo, supongamos que se desea consultar el aporte al seguro social realizado por un trabajador durante el año pasado. La empresa podrá consultarlo de manera rápida en la base de datos de la nómina y proveer la información a quien lo necesite. También puede facilitar el proceso de pedir días de vacaciones o conocer el número de días restantes de vacaciones que tiene un trabajador de una manera sencilla. Así, digitalizar la nómina de la empresa brindará un acceso más fácil a la información.

Mejor planificación

Un programa ERP para una nómina digital ayudará a la gestión de la empresa en la planificación de los recursos. Por ejemplo, si varios empleados saldrán de vacaciones al mismo tiempo, la empresa podría buscar reemplazos temporales para no ver afectadas sus actividades o acordar fechas distintas con los empleados.

De igual modo, contar con la información digitalizada ayuda a hacer un análisis de los gastos que debe asumir mensualmente la empresa, con el objetivo de planificar tener la liquidez suficiente para hacer frente a los gastos de nómina. Este es uno de los aspectos más importantes que debe considerar la empresa en su planificación.

Mayor seguridad de la información

Una ventaja importante de digitalizar la información de la nómina es que estará almacenada en la nube, por lo que estará respaldada y se reduce el riesgo de perder la información pasada. Esto es algo que puede llegar a ser un problema cuando se hacen las nóminas de forma manual o en un documento no respaldado en una computadora.

De igual modo, las empresas que optan por usar un programa ERP cuenta con una capa adicional a la información, ya que además de estar en la nube, suele tener mecanismos adicionales de seguridad, de modo que no pueda ser vulnerada. 

Gestión de nómina: Toma ventaja de los programas ERP

Hoy en día son muchas las herramientas digitales que se pueden utilizar para la gestión de la empresa, permitiendo aumentar la eficiencia y productividad de la empresa. Esto lo consiguen gracias a la automatización de procesos, evitando tener que destinar recursos a tareas repetitivas.

Tal como hemos visto, los programas ERP para digitalizar la nómina brindan una gran funcionalidad, logran automatizar un proceso con muchas variables y que puede llegar a ser complicado, especialmente en empresas con un gran número de trabajadores.

Por ello, si estás buscando la mejor eficiencia para tu empresa, optar por digitalizar la nómina puede ser una gran ayuda. Es importante elegir el programa que más se ajuste a las necesidades de la empresa, considerando las limitaciones de presupuesto de la empresa. 

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