¿Has pensado cómo justifican nuestros políticos sus gastos de representación, la indemnización libre de impuestos para manutención y alojamiento de los diputados y senadores, las dietas o el kilometraje que pagan las cámaras legislativas? Nuestros partidos políticos tienen que presentar todos los años una liquidación de gastos, que luego es supervisado por el Tribunal de Cuentas. ¿Y qué hacen las empresas?

Usar herramientas informáticas que nos hacen la vida más fácil se antoja más que necesario. Y más ahora, con la nueva situación a la que se enfrenta el país con la crisis del COVID-19. Esto nos obliga a ajustar nuestra economía ya que miles de empresas están presentando ERTES o reduciendo drásticamente su producción debido al estado de alarma. La web Expensya ofrece de forma sencilla una manera de efectuar la gestión de notas de gastos de nuestra compañía con la mejor tecnología de reconocimiento inteligente del mercado.

Así, con estesoftwere los usuarios pueden ahorrar hasta un 80% del tiempo empleado en estas tareas. Esto se realiza mediante la tecnología OCR+ que entra automáticamente en los gastos, el envío y la validación de los informes de manera fácil y rápida. El control está totalmente automatizado. Además, el interesado puede tener visibilidad en tiempo real de los gastos de su empresa y del coste de proyectos, equipos o entidades. Así se facilita la toma de decisiones.

Otra de las ventajas que ofrece este producto es el ahorro de dinero. Con este sistema se eliminan los costes inherentes al tiempo que se dedica a la gestión de los informes de gastos. El usuario puede identificar de manera sencilla sus centros de costos, simplificar la recuperación del IVA y se ahorrar en papel ya que se termina con el archivo de justificantes impreso. Esta web ofrece a sus usuarios ofertas que están prensadas para recuperar una inversión lo más rápido posible.

Por otro lado, la aplicación es multilingüe, multidivisa y multisociedades y se puede utilizar en cualquier lugar. Funciona incluso sin conexión a Internet, lo que facilita el trabajo del usuario. Se pueden configurar diversos niveles de validación e implementar políticas de gastos automatizadas según las necesidades del interesado. También permite simplificar la recuperación del IVA y administrar de forma sencilla anticipos, facturas de abono, cancelaciones y propinas.

Se trata de un sistema que se adapta a las necesidades que tiene la empresa del interesado ya sea comercios en línea; ERP; herramientas de reserva de viajes; métodos de pago; etc. Los gastos están organizados en mismo panel de control o módulos BI avanzados. Se aporta de esta forma un carácter estratégico a los datos.

El reconocimiento inteligente de esta aplicación permite la extracción automática de información como el importe, la fecha, el país, la categoría del gasto e incluso el IVA múltiple. Es capaz de tratar las fotos de tiques y las facturas en formato PDF reenviándole las facturas que lleguen por mail se pueden tratar y archivar automáticamente en pocos segundos.

La aplicación está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y las Agencias Tributarias Forales. Esto permite que después de digitalizar los tiques y las facturas podrán tirarse ya que las copias digitales tienen validez legal. Según la Ley 37/1992 del 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto. Esto son cinco años, pero la aplicación los conserva durante diez años. Si antes de esos diez años el cliente ya no trabaja con este sistema los documentos se siguen guardando hasta que se cumpla este plazo.

Otra de las funciones que ofrece esta aplicación es la gestión de gastos de kilometraje que en las circunstancias en las que nos encontramos es útil para las personas que trabajan en el reparto de mercancías que siguen trabajando. Indicando el lugar de salida y llegada se calculará la distancia y la indemnización económica correspondiente. El baremo es personalizable y permite administrar y controlar una flota de vehículos. También se ocupa de la conversión de divisas y permite configurar alertas, límites y reglas de bloqueo para que el control de gastos sea más fácil, ágil y eficaz. Este sistema está configurado para no tener un límite de usuarios. Por último, cuenta con asistencia online y telefónica para resolver cualquier tipo de duda o problema y una serie de videos tutoriales en Youtube. 

En definitiva, se trata de una aplicación que nos facilita la gestión de los gastos y sobre todo, ahora que nos encontramos en una situación de cuarentena, nos facilita el teletrabajo.  

Imagen: Pixabay.